איך לארגן מסיבת יום הולדת אדירה מבלי לצאת מהבית

מתישהו בעשור האחרון, מסיבות יום ההולדת לילדים הפכו מחגיגה משמחת לתחרות בין ההורים על פרס "מארגן המסיבה הטובה ביותר". תכנון מוקדם ומוקפד, בחירת פעילות אקסטרווגנטית ורכישת כיבוד ומתנות באלפי שקלים הפכו למנת חלקם של הורים רבים. אבל העונש השנתי הזה הוא לא גזירה משמיים. אם לא צריך לצאת מהבית בשביל לעשות קניות בסופר, לא צריך לצאת מהבית בשביל לארגן את מסיבת יום ההולדת המגה-מהממת של הקטן או הקטנה שלכם.
למעשה, תוכלו לתכנן את כל המסיבה מהספה. במיזוג. מול הטלוויזיה ועם איזו כוס יין ביד.
זה עולם דיגיטלי. המחשב שלנו, הסמארטפון או הטאבלט הם כל מה שאנחנו צריכים כדי לארגן מסיבת יום הולדת שתעלה חיוך על פניהם של הילדי

מתחילים בתכנון חכם

השלב הראשון בתכנון מסיבת יום הולדת – או כל אירוע דומה, בעצם – הוא להבין מה רוצים: מתי נערוך את החגיגה, כמות מוזמנים, סוג המוזמנים (האם רק החברים מהגן או בית הספר מוזמנים, או שגם ההורים יגיעו?), נושא המסיבה, תקציב האירוע וסוג האוכל שיוגש. שימו לב: ככל שהתשובות לשאלות האלו יהיו מדוייקות וספציפיות, כך יהיה קל יותר להיערך בהמשך.
את השלב הזה כדאי להתחיל כבר כחודשיים לפני יום ההולדת, והוא יתווה את הדרך עד למסיבה עצמה. אפשר לנהל אותו על קובץ אקסל, למי שמתחבר, אבל אפשר גם להוריד אפליקציה רלוונטית שתעזור לנו לעקוב אחר כל שלב בארגון ולוודא שלא שכחנו כלום.

Party & Event Planner  היא אפשרות חינמית למשתמשי אייפון ו- My Party Planner  למשתמשי אנדרואיד. שתיהן מאפשרות לעקוב אחר כל שלב בתכנון ולוודא שכלום לא נשכח או התפספס.

אפליקציית Party & Event Planner

בשלב זה כדאי גם לנסות לצפות את כל מה שעלול להשתבש ולהיערך בהתאם. מה למשל? הורים לילדים מתחת לגיל 6 בדרך כלל יישארו באירוע גם אם לא הוזמנו, לכן כדאי להכין מראש פינת שתיה ונשנוש להורים. אם אתם עורכים את המסיבה במרץ, לדוגמא, כדאי גם לדאוג לאלטרנטיבה מקורה מכיוון שמזג האוויר עלול להיות גשום.

מתחילים לקבל השראה

תמונה מתוך פינטרסט: מסיבה תחת נושא הסרט frozen

אחרי שהושבתם את הילד לשיחה ושאלתם אותו מה הוא אוהב במיוחד ובאיזה נושא הוא רוצה את המסיבה שלו, הגיע הזמן להתחיל לקבל השראה לרעיונות ליום ההולדת. מקום טוב להתחיל בו הוא פינטרסט. כדאי לשים לב במיוחד לקישוטים, לצבעים, ודווקא לרעיונות ולאלמנטים הקטנים, ופחות לאלו הבומבסטיים שיהיה קשה ליישם.
לאחר ששמרתם את הרעיונות המעולים ביותר, אפשר להתקדם להזמנת הפריטים. אנחנו ממליצים, במקביל לשמירת התמונות, לעבוד עם רשימות שיפרטו את כל הדברים הספציפיים שתצטרכו לרכוש לטובת מימוש הרעיון. לדוגמא, במסיבת נושא של Frozen תרצו לרכוש בלונים כחולים, עטים כחולים, קערות כחולות ולהכין קוביות קרח כחולות.

מתחילים במסע הרכישה

זוכרים שהמלצנו להתחיל את תכנון המסיבה חודשיים לפני המועד? אחת הסיבות היא שניתן להגיע לחיסכון של מאות שקלים רק על-ידי תכנון חכם של רכישות ברשת. אתרים כמו אלי אקספרס ואמזון יכולים להוזיל את עלות המסיבה במאות אחוזים, אך ישנו חיסרון אחד – אתם תלויים כאן בחסדי הדואר. לכן רצוי לסמן וי על השלב הזה מוקדם יחסית. בצורה זו תוכלו לקבל את הפריטים ואם יהיו חוסרים – יהיה לכם זמן רב להשלים אותם.
כאן תצטרכו 2 דברים מרכזיים:
הראשון הוא הגדרת תקציב ברורה. הילד יהיה בן 6 פעם אחת בחיים, זה נכון, אבל כל מה שהוא צריך זה אהבה, כל מה שאתם צריכים זה מזכרת בצורת צילום נפלא מהאירוע, וכל מה שההורים האחרים צריכים באמת זה לראות שלא הגזמתם ברמת התקציב וההפקה – כדי שגם הם לא יצטרכו.
הדבר השני הוא רשימה מסודרת. כשאנחנו נמצאים באתרי המכר קל ללכת לאיבוד ולקנות רק בגלל שזול שם. דרך אחת להישאר בגבולות התקציב היא להכניס את כל הפריטים שאתם רוצים לקנות לסל הקניות באתר ואז להשוות אותו עם הרשימה שהכנתם מבעוד מועד. כך תוכלו להוריד את כל הפריטים שאינם נחוצים עד שתגיעו לתקציב שהגדרתם.
שימו לב שהתקציב שלכם אמנם מורכב ממתנות, פרסים וקישוטים אבל גם מאוכל ושתייה, לכן כדאי שתקציב הרכישות המוקדמות לא יעלה על שליש מהתקציב הראשוני שהגדרתם לאירוע.
ואם אנחנו מספרים לכם את כל זה מאוחר מדי? יש המון אתרים ישראלים שמציעים את אותם הדברים שתוכלו להשיג באתרים מחו"ל, עם משלוח מהיר, זריז ואמין. אתרים כמו פעמית סטור יספקו לכם את כל המתנות לשקיות ההפתעה, הקישוטים והכלים החד פעמיים שתצטרכו לאירוע ו- Party in a box  מציע את כלל המוצרים שתצטרכו למסיבה מושלמת, מחולקים לפי נושאים.

חודש לפני האירוע: מוצאים מפעיל (וגם מעצבים ושולחים הזמנה)

חשוב מאוד לקבל המלצות קודמות בנוגע להפעלות לימי הולדת ולמפעיל, ואם אין כאלה – לחפש אחד שיעשה הפעלה מגניבה בעיניכם. תוכלו למצוא מפעילים באתרים לגדול, יומולדת וקרמל (אבל חיפוש פשוט בגוגל יעלה עוד המון אתרים ומפעילים). חשוב להבין מה הם גילאי הילדים שהוא מפעיל בדרך כלל, מה הנסיון הקודם שלו, לראות סרטונים ברשת (אם יש), לבדוק את האתר שלו, איזה ציוד יש לו ומה אתם צריכים להכין לטובת ההפעלה.
בנוסף, כדאי לתת למפעיל את כל המידע לגבי האירוע מראש כדי למנוע אי-הבנות בהמשך (מיקום, כמות וגיל ילדים וכל פרט אחר שנראה לכם רלוונטי). אחרי שסגרתם, חשוב שיהיה לכם את סיכום פרטי השיחה (במייל שתשלחו לו או שהוא ישלח אליכם הזמנת עבודה) ושהדברים מאושרים בכתב.
במקביל לכל זה, מודיעים, משריינים ומוודאים מול ההורים בקבוצת הוואטסאפ את מועד האירוע. תוכלו לשלוח תזכורת גם במייל, ואת ההזמנה אפשר להוריד מיוגב ברכות שאוהבים, party in a box או יום הולדת ועוד. מדפיסים, ממלאים, ושולחים עם הילד לכיתה או לגן שבועיים לפני האירוע.

שבועיים לפני האירוע

ילדים אוהבים אוכל פשוט, אבל זה לא בהכרח אומר שמדובר באוכל לא בריא ואתם ממש לא חייבים להכין כיבוד על טהרת החטיפים. בהחלט כדאי לאזן את הבמבות עם ירקות חתוכים או סנדביצ'ים קטנים ומזינים. אם הילד בגילאי הגן, כנראה שתצטרכו לארגן גם מזנון קטן להורים.
אתם יכולים ללכת על הכיוון הנוסטלגי ולהרכיב את הכיבוד מפיתות וחומוס, ירקות ומלפפונים חמוצים. זה ישמח את הילדים ויעלה חיוך על שפתי ההורים שלהם. אבל זה גם מקום ליצירתיות: קונדיטוריות ובתי לחם כמעט בכל עיר מציעים מגשים מוכנים לאירוח. שווה לחשב את העלויות (עלויות חומרי הגלם וזמן ההכנה) כדי להבין מה יהיה משתלם יותר. בהרבה מקרים דווקא הזמנה של מגשי אירוח תהיה יעילה יותר ותשאיר אתכם עם פחות בלאגן.
לא משנה במה תבחרו, המפתח הוא גיוון. כדאי שיהיו לפחות 4 סוגי חטיפים מלוחים, שני סוגי עוגיות או ופלים, סוכריות צבעוניות, עוגה גדולה אחת, מנת פחמימה קטנה לילד ואחת גדולה יותר לכל מבוגר, צלחת גדולה של פירות, צלחת גדולה של ירקות ובקבוק שתיה אחד לשלושה אנשים (ילדים ומבוגרים).
אם החלטתם ללכת על שיטת 'עשה זאת בעצמך', תוכלו להתחיל ולמלא רשימת קניות ייעודית באחד מאתרי הסופרמרקטים הגדולים. אתרי האינטרנט מציעים להרכיב סל קניות בהמשכים, כך שתוכלו להתחיל למלא אותו כבר שבועיים לפני המסיבה, אבל המבצעים באתרים הללו משתנים על בסיס שבועי כך שתצטרכו לעקוב אחרי המחיר כדי לוודא שאתם עומדים בתקציב.
אפשרות נוספת היא להשתמש באפליקציית Pepperplate, שמאפשרת לבנות תפריט, להרכיב רשימת קניות ולנהל את כל המתכונים לארוחה.

יום האירוע

מאחר שאתם אלופי על-חלל וארגנתם את כל מראש, בשלב הזה נותר רק לוודא שהמפעיל בדרך ולארגן את החלל. זה הזמן לחזור לתמונות ששמרתם בפינטרסט כדי לקבל השראה של הרגע האחרון לעיצוב השולחן, וכשהכל עומד וכולם מגיעים – תשתדלו ליהנות.
ומה עם הרגע שאחרי? גם לשלב הזה צריך להיערך. ארבעה ימים לפני מועד האירוע כדאי לתאם מנקה ליום שאחרי יום ההולדת. בצורה זו תוכלו להיות ההורים שלא רק ארגנו את כל המסיבה מהספה, אלא נשארו לשבת בה בנינוחות גם כשכל זה נגמר.